Monday, April 10, 2017

PENGANTAR IILMU KEARSIPAN (ASIP4101) RANGKUMAN, RINGKASAN, RESUME, MODUL 4

 Image result for Pengantar ilmu kearsipan ASIP4101
KAMI ADALAH MAHASISWA UPBJJ YOGYAKARTA FISIP ILMU PERPUSTAKAAN S1 TAHUN 2017
 NAMA : CATUR KISWANA PUTRA
NIM : 021812568

Alamat : Jl. Wanagama 1, Banaran 2, Rt: 08 Rw: 02 Banaran, Playen, Gunungkidul, yogyakarta

DI BAWAH INI ADALAH HASIL RESUME, RANGKUMAN, RINGKASAN MODUL 4 PENGANTAR IILMU KEARSIPAN

KLASIFIKASI DAN TESAURUS  UNTUK TEMU BALIK
 
 
KB 1 KLASIFIKASI REKOD
 
·  Manajemen rekod menggunakn pendekatan fungsi dan atau organisatoris, maka definisi klasifikasi dalma manajemen rekod adl proses menggawai dan menerapkan skema berdasar aktivitas instansi atau perusahaan yg menghasilkan rekod, rekod tsb kemudian dikategorikan dlm cara yg sistematis dan konsisten 
 
·  Beberapa literature memberikan panduan bagaiman membuat bagan klasifikasi berbasis pengetahuan. Contoh bagan klasifikasi adalh system penomoran jamak yg menggunakan ancangan penyandian hierarkis bagi aspek primer, sekunder, dan tersier sebuah subyek
 
·  System penomoran jamak memiliki keuntungan : 
1. Berkas yg berkaitan terkelompok jadi satu.   
2. Berkas nomor dpt dterjemahkan menjdi kategori subyek      
3. Relokasi kelompok berkas tertentu lebih dipermudah  
4. Pengindeksan kata kunci/ descriptor yg terperinci diperbolehkan→ bagan memberikan nomor subyek 
 
·  Kelemahan penomoran jamak: 
1. Ada tuntutan menyediakan ruang bagi berkas baru yg dibuka pd subyek yg sama  
2. Bersifat komplek& sukar dimantapkan
 
·  Menyusun bagan klasifikasi , langkah pertama adl menyusun kategori dan sub kategori, kemudian memilah istilah yg digunakan utk bagan klasifikasi
 
·  Prinsip penyusunan bagan klaifikasi utk dokumen /berkas sebuah badan korporasi: 
1. Topic konsep tunggal dikumpulkan dg topic yg sama atau berhubungan        2. Penataan dlm larik→menata menurut kategori dan sub kategori yg logis  
3. Penataan kategori scr keseluruhan mulai dr yg krg penting sampai terpenting
 
·  Persyaratan system pemberian kode : 
1. Memiliki tata susunan swabukti  
2. Mudah diperluas  
3. Sediakan tempat kosong dlm notasi  
4. Bagan mencerminkan hubungan hierarkis diantara masing2 istilah.
 
·  Notasi → menyediakan mekanisme sintesis dikenal sbg indicator faset.dpt berupa: penggunaan (/), (.),(:), atau symbol lain,2. Huruf besar/kecil/ bilangan
 
·  Langkah dalam pembuatan klasifikasi rekod sebuah instansi/perush: 
1. Mengumpulkan sumber informasi→hsil wawancara
 
2. Pemahaman keseluruhan menyangkut misi, dan sasaran/objectives instansi/perush. 
3. Membuat& mendaftar fungsi utama instansi,, dll
 
·  Perbedaan antara klasifikasi instansi atau perusahaan (klasifikasi bisnis) dgn klasifikasi berbasis pengetahuan(dibuat berdasarkan keberadaan ilmu pengetahuan):
 
1. Tujuan : - klas bisnis slain utk membuat bagan utk menyususn dan menemu balik rekod juga untk menyediakan dasar utk mengembangkan komponen lain
                           -klas.pengetahuan→menentukan golongan dokumen yg diterima oleh perpustakaan.
 
2. proses :-bagan klas instansi dimulai dgn fungsi utama dan aktivitas instansi /perush.secara luas, pada bagan klas pengetahuan menggunakan prinsip literary warrant (isi dokumen / masalah subyek yg ada) dan user warrant (kebutuhan kelompok pemakai utama) yg menjadi criteria dlm proses kategorisasi.
 
3. klasifikasi instansi terbatas pada aktivitas yg memiliki implikasi pertanggunagn jawab dan hanya pada dokumen berkaitan dg pertanggungan jawab tbt. 
 
4. nama unit/struktur instansi atau perush.dan istilah yg mewakili isi subyek dapat dimasukkan ke klasifikasi instansi atau perush.atau ditambahkan sbg lapis tambahan. Istilas subyek juga seringkali sama dengan istilah fungsional.
 
5. bagi manajer rekod perlu mamahami klasifikasi yg menggunakan pendekatan fungsional dan pengetahuan. Pendekatan fungsional→pendekatan berdasar fungsi yg ada di sebuah instansi/perush
 
·  Dalam  instansi/perush  rekod lazim dibagi lagi menjadi seri dan subseri, kemudian dibagi lagi menjadi berkas(files), dibagi lagi menjadi unit temu balik yg terpisah2 terdiri atas dokumen
 
·  Seri atau seri rekod adalh sekelompok yg identik atau berkaitan, biasanya digunakan dan diberkaskan sebagai sebuah unit utk keperluan penjadwalan rekod.
 
·  Berkas(file)s) adl kelompok dokumen yg berhubungan, biasanya berada dalam sebuah map berkas( file cover) atau folder.
 
·  Tujuan registrasi ( pencatatan) → menyediakan bukti bahwa sebuah rekod telah diterima atau dibuat dalam sebuah system tata rekod.
 
·  Pengindeksan adl proses menentukan dan menerapkan istilah atau kode ke rekod sehingga dapat ditemu balik.
 
·  Metadata adl deskripsi atau profil sebuah dokumen atau objek informasi lainnya yg berisis data tentang konteks, bentuk dan isinya.
 
·  Langkah/proses pengindeksan istilah thd dokumen dan berkas:

1.        Memeriksa dokumen
2.        Mengenali konsep temu balik yg bermanfaat
3.        Menerjemahkan konsep ke kosakata pengindeksan



KB 2 TESAURUS
 
·  Thesaurus →bahasa yunani→ gudang atau tempat menyimpan harta benda atau kekayaan.
 
·  Batasan definisi thesaurus dlm buku UNISIST terbitan Unesco:
1. Ditinjau dr segi fungsinya, thesaurus=sarana pengawasan istilah yg digunakan utk penerjemahan dari bhsa alamiah dokumen pengindeks & bhs lbh terkendali
 
2. Ditinjau dr segi strukturnya, =kosakata yg terkendali& dinamis yg terdiri atas istilah yg memiliki hubungan semantic&generic dlm satu bidang subyek spesifik
 
·  Jennifer Rowley dlm buku Organizing knowledge (ed.2) →tesaurus=kumpulan kata atau frase yg menunjukkan hubungan sinonim, hub hierarki dan hubungan lain, yg berfungsi sbg kosakata standar utk system simpan dan temu kenbali informasi.
 
·  →tesaurus =sebuah daftar abjad dari istilah yg digunakan dan tidak digunakan, dengan penunjuk silang utk menghubungkan istilah yg digunakan &tdk, dan menghubungkan istilah2 yg digunakan
 
·  Thesaurus berbeda dg daftar tajuk subyek→tesaurus menunjukkan hubungan sebuah istilah dg istilah lain yg lebih jelas, artinya sebuah istilah dihubungkan dgn kelompok istilah yg lebih besar.
 
·  Pada daftar tajuk subyek hubungan antara sebuah istilah dgn kelompok lebih luas tidak ada (dlm thesaurus menggunakan IL), sedangkan hub setara atau lebih sempit menggunakan tanda XX atau lihat juga( di thesaurus bisa IB,ataupun IS,). Tanda X utk keteranagn lihat( di thesaurus menggunakan G gunakan)
 
·  Istilah yg digunakan:                     1. RL→Ruang Lingkup atau  SN→ Scope notes
                                                                        2.GU→gunakan untuk atau UF→use for
                                                                        3.IL→istilah luas atau  BT→broader term
                                                                        4.IS→istilah sempit atau NT→narrower term
                                                                        5.IB→istilah berhubungan atau RT→related term
                                                                        6.G→gunakan atau U→use
·  Komponen thesaurus : 1. Istilah indeks atau descriptor →istilah yg dpt digunakan utk menyatakan sebuah konsep dlm system simpan dan temu kembali informs
                                2.Istilah yg bukan descriptor yg berfungsi sbg pemandu kpd descriptor →istilah yg tidak dipakai
 
·  Faset → seluruh kelompok divisi yg dihasilkan apabila sebuah subyek dibagi2 menurut karakteristik tunggal
 
·  Notasi →sistem penyandian (coding) utk menentukan lokasi masing2 dokumwen atau berkas serupa sebuah”alamat”
 
·  Menyususn tesaurus→langkah2 ancangan faset analisis dlm pembentukan thesaurus:

1. Memahami kebutuhan pemakai dan lembaga
2. Menentukan ruang lingkup thesaurus
3. Mengumpulkan istilah
4. Mengelompokkan istilah ke dalam kategori luas, subkategori, dan subkategori
5. Menghasilkan thesaurus

0 komentar:

Post a Comment