Monday, April 10, 2017

PENGANTAR IILMU KEARSIPAN (ASIP4101) RANGKUMAN, RINGKASAN, RESUME, MODUL 7

Image result for Pengantar ilmu kearsipan ASIP4101
KAMI ADALAH MAHASISWA UPBJJ YOGYAKARTA FISIP ILMU PERPUSTAKAAN S1 TAHUN 2017
 NAMA : CATUR KISWANA PUTRA
NIM : 021812568

Alamat : Jl. Wanagama 1, Banaran 2, Rt: 08 Rw: 02 Banaran, Playen, Gunungkidul, yogyakarta

DI BAWAH INI ADALAH HASIL RESUME, RANGKUMAN, RINGKASAN MODUL 7 PENGANTAR IILMU KEARSIPAN

PERABOT DAN PERLENGKAPAN PENYIMPANAN, PRESERVASI
 
KB 1 PERABOT DAN PERLENGKAPAN PENYIMPANAN
 
·  Factor yg dipertimbangkn utk memlih perlengkapan:
1. Persyaratan penyimpanan dan temu balik
2. Keperluan ruangan
3. Pertimbangan keamanan
4. Biaya peralatan
5. Ongkos operasional
6. Jml pemakai
7. Karakter fisik rekod yg akn disimpan


·  Alat tulis kantor (supply) → dlm membeli, hrs mempertimbangkan factor: 
1. Kesetaraan/compability 
2. Efisiansi 
3. Kualitas 
4. Ekonomi
 
·  Penutup berkas ( file cover) → map, yg hrs dipertimbangkan :
a. berat&kekuatan 
b. jenis clip 
c. biaya komponen d. ruang
 
·  Penyandian warna→ digunakan utk: 
a. mewakili istilah, kelompok kata atau bilangan 
b. utk menguatkan pengenalan
 
·  Perlengkapn penyimpanan hastawi: 
1. Spindle file 
2. Vertical filing cabinet 
3. Shelf files 
4. Lateral files 
5. Unit box lateral files 
6. card files 
7. Micro record files 
 
·  System perlengkapan balik mekanis: 
1. Mobile aisle system→ lemari, rak yg terdiri bbrp tingkat atau laci yg bergerak dir el(hastawi, mekanik,elektris)
 
2. Rotary files/berkas putar→unit simpan, pd tempt itu arsip dinamis digantungkan pd pusat yg diputar2 utk keperluan akses
 
3. Power elevator lateral equipment→ mirip berkas putar tp digerakkan dg tenaga listrik
 
4. Power carousel files→berkas disusun dlm format sirkuler
 
5. System konveyor( conveyor system) → memungkinkan pemakai memperoleh folder yg diinginkan dg menekan tombol sesuai dg nomor folder
 
·  System pelacakan rekod dan berkas→ 
1. System hastawi: dg buku agenda, menggunakan kartu, marka apabila berkas dipakai ol pengguna
 
2.terotomasi → bar-coding→ pemberian tanda berupa garis atau balok scra vertical pd berkas atau rekod
 
 

KB 2 PRESERVASI
 
·  Preservasi → istilah resmi yg digunakan ICA( International Council on Archives), yaitu mencegah kerusakan pd materi kearsipan ; pertimbangan manajerial dan keuangan spt penyimpanan dan ruangan, tingkat dan kebijakan staf
 
·  Definisi preservasi terbagi 3 bagian:
1. Preservasi kearsipan adl akuisisi, pengaturan, dan distribusi sumber daya(manusia, fisik, moneter) guna menjamin perlindungan yg ckup dr informasi cultural&historis yg bernilai abadi dan akses thd nya bgi generasi skrg maupun mendatang
 
2. Mencakup perencanaan dan implementasi kebijakn, prosedur dan proses scr bersama2 mencegah kerusakan lbh lanjut atau memperbarui kegunaan materi
 
3. Untuk mencapai tingkat plg efektif, memasyarakatkan perencanaan mendahului implementasi dan kegiatan pencegahan memiliki prioritas lbh tinggi 
 
·  Reparasi →memprbaiki jilidan yg rusak trmasuk memperbaiki kulit dan memperkuat bagian sambungan , trmasuk mengganti bagian yg rusak
 
·  Tanggapan thd preservasi dpt dibagi 2 kelompok:
1. Tanggapan reaktif  yg mencakup preservasi 
 
2. Tanggapan proaktif yg berkepentingan dg upaya mencegah kerusakan dan membatasi kerusakan.
 
·  Migrasi →perpindahan arsip dari sebuah Negara yg telah mengumpulkan ke Negara atau tempat lain , ada juga arsip buronan
 
·  Deasidifikasi artinya upaya mengurangi keasaman yg diukur pd skala pH. pH 7.0 menunjukkan titik netral
 
·  Laminasi adl metode pelestarian materi arsip dg cara menutup panas, telah digunakan sejak thn 1930an dg menggabungkan kertas antara 2 lembar asetat selulosa. Laminasi tdk layak krn: panas dan tekanan dpt merusak kertas, 
kertas yg dlaminasi tetap rusak, sulit dilakukan, tdk semua org bisa laminasi
 
·  Pengapsulan (encapsulation) adl proses menyimpan dokumen di antara lembaran polyester dan menutup rapat bagian tepi dg menggunakan tape
 
·  Mikrobentuk ( microforms) artinya mengubah bentuk dokumen asli ke bentuk lebih kecil dlm media film 
 
·  Ruangan penyimpanan : 
1. Gedung → hrs tahan kebakaran 3 jam artinya konstruksi gedung hrs mampu menahan kbakaran selama 3 jam baru gedung roboh
 
2. kontrol suhu dan kelembaban→ 18-21°C, kelembaban 45%- 50%, padahal angka kelembaban di Indonesia sgt tinggi yaitu 80-90%
 
3.cahaya yg merup ancaman  radiasi sinar ultralembayung, sinar flouroscent, sinar incandescent
 
4. semua kertas dan tempat hrs bebas asam dan memiliki cadangan alkali pd skala pH 8,5

0 komentar:

Post a Comment