Monday, April 10, 2017

PENGANTAR IILMU KEARSIPAN (ASIP4101) RANGKUMAN, RINGKASAN, RESUME, MODUL 1


 Image result for Pengantar ilmu kearsipan ASIP4101
KAMI ADALAH MAHASISWA UPBJJ YOGYAKARTA FISIP ILMU PERPUSTAKAAN S1 TAHUN 2017
 NAMA : CATUR KISWANA PUTRA
NIM : 021812568

Alamat : Jl. Wanagama 1, Banaran 2, Rt: 08 Rw: 02 Banaran, Playen, Gunungkidul, yogyakarta

DI BAWAH INI ADALAH HASIL RESUME, RANGKUMAN, RINGKASAN MODUL 1 PENGANTAR IILMU KEARSIPAN
 
 
ARSIP SEBAGAI INFORMASI TEREKAM
 
KB 1 ARSIP Sebagai Informasi Terekam
 
·  Arsip: berdasar fungsi :
1. arsip dinamis= rekod, 
2. Arsip statis = arsip
 
·  Pengelolaan arsip dinamis/rekod =manajemen rekod; arsip=administrasi arsip
 
·  Arsip→dari kata Belanda archief yang bersumber dari bahasa yunani archeion=gedung kota,kuno atau archivum (bahasa   latin), artinya gedung. Archives (inggris), archivio ( italia), archief (belanda), archive( jerman), arsip Indonesia.
 
·  Arsip di Indonesia thn 1950 →kintaka=surat dan warkat=surat
 
·  Definisi arsip:UU No.7/1971 ttg ketentuan2 pokok kearsipan: 
1. Naskah2 yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara dan badan2 pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik keadaan tunggal ataupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah. 
 
2. dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
 
·  Arsip: berdasar fungsi :               
1. arsip dinamis= rekod, digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan/ digunakan secara langsung dalam administrasi negara. 
               
 2. Arsip statis = arsip, tidak digunakan secara langsung ………disimpan permanen.
 
·  Yang disimpan dalam kantor pemerintah maupun swasta untuk menunjang kegiatan Kantor tersebut bukanlah arsip dalam arti luas, melainkan arsip dinamis
 
·  Data: data numeric (angka), tekstual( huruf), audio, video, citra( gab.audio video)
 
·  Peristiwa →data→informasi→pengetahuan
 
·  Alasan2 merekam informasi
 
1. Alasan pribadi, surat, puisi, menyusun pidato, silsilah,akte kelahiran, surat nikah, surat kematian.
 
2. Alasan social, mendaftarkan diri utk KTP, KK, dlm organisasi bisa berupa notulen, daftar hadir, senarai anggota, rekaman progam kusus, rekaman aktivitas social. Di gereja ada daftar jemaat, surat permandian, surat pernikahan.
 
3. Alas an ekonomis, untuk kepentingan pribadi ataupun kolektif.
 
4. Alas an hukum, Surat tanda kelakuan baik, catatan kepemilikan rumah, surat kontrak, semua berkaitan dengan hukum
 
5. Alas an instrumental, semua memiliki fungsi &banyak jg dirancang utk melaksanakan tugas tertentu. Cth gambar arsitektur, cetak biru(blue print)
 
6. Tujuan simbolis, bbrapa rekaman tdk selalu memiliki kepentingan praktis, adakalanya utk kepentingan simbolis.
 
7. Demi pengembangan ilmu pengetahuan, cth hasil2 penelitian dari ilmuwan
·  Siklus rekod:
1. Rekod diciptakan dan diterima : surat menyurat, salinan, formulir, bentuk mikro, gambar, laporan masuk, iuran computer
 
2. Penyebaran intern maupun ekstern
 
3. Pendayagunaan: pengambilan keputusan, dokumentasi, tanggapan dan jawaban, persyaratan hokum, 
 
4. Penyimpanan,: berkas, temu balik, transfer
 
5. Penyimpanan rekod inaktif: akan dimusnahkan atau berubah menjadi arsip
 
·  Dokumen= informasi terekam dg tidak memandang medianya,: segala sesuatu yg ada tulisanyyya, ada tanda, angka atau symbol, suara, gambar, atau tulisan  dan bisa brupa peta, cetak biru, gambar atau foto
 
·  Rekod= dokumen yg digunakan utk menunjang kegiatan ssorg/sebuah badan.
 
·  Arsip= rekod yg disimpan permanen karena alas an historis, administrative, hokum, dan keperluan lain.
 
·  Ilmu kearsipan →Archives Studies= administrasi arsip                                        Rekod →Manajemen rekod ( Records Management
 
·  Perbedaan antara ilmu perpustakaan, manajemen arsip dinamis dan administrasi arsip
 
masalah
Ilmu perpustakaan
Administrasi arsip
Manajemen rekod
Nama lembaga
perpustakaan
Depo arsip
Pusat rekod
Sumber materi
ekstern
Ekstern dan intern
intern
Sifat informasi
Pengetahuan terekam
Sejarah instansi dn lembaga
Kegiatan bisnis dan administrasi
media
Tercetak/ bentuk mikro, audio visual elektr/optic realia
Tercetak/ bentuk mikro, audio visual elektr/optic realia
Tercetak/ bentuk mikro, audio visual elektr/optic realia
Kegiatan utama
Pengemb koleksi, akuisisi/pengadaan, katalogisasi, pengerakan, pinjaman, orientasi pemakai, pelestarian
Pengem koleksi, akuisisi, deskripsi, pemberkasan di rak, pelestarian mikroreproduksi, reprografi
Desain formulir/penilaian rekod, transfer ekod, inventarisasi, pemberkasan /penyimpanan rekod retensi, temu balik, pengamanan/ perlindungan, mikroreproduksi, reprografi
Pendidikan profesional
Tingkat magister program terakreditasi ol asosiasi
Tingkat magister sertifikat masih alternatif
Gelar bervariasi, sertifikat masih alternatif
Majala/sumber pengindeksan
Banyak majalah profesi, sumber pengindeksan sedikit, namun sdh merup.sumber utama
Sedikit majalah profesi, sumber pengindeksan sdkit, namun sdh merupkan sumber utama
Sedikit majalah profesi, sumber pengindeksan tersebar dimana2
·  Beda arsip dengan perpustakaan:
·          perpus→menyimpan dokumen yg dihasilkan manusia:
arsip→menyimpan arsip
Fungsi utama menyimpan &menyediakan koleksi buku & bahan tercetak lainnya
Memelihara akumulasi rekod yang menjadi arsip
Berhadapan dgn buku &terbitan lain yang bnyk eksemplarnya& kemungkinan ada di tmpat lain
Berhub dg informasi terekam dlm bntuk tulisan& manuscript, umumnya materi tdk tercetak dan bersifat unik
Materinya(buku, majalah,dll) diciptakan utk keperluan informasi, pendididkan, ilmu penget., hiburan dan budaya. Bersifat discreet=berbentuk penuh, missal buku. Masing2 materi bersifat bebas, tdk trgantung pd materi lain.
Materinya diciptakan sbg hasil aktivitas bdn korporasi/perorangn. Bundle arsip tdk harus merup.satu kesatuan.
perpus→lembaga pengumpul, materinya boleh dipinjam&dibwa pulang
arsip→lembaga penerima, materinya hny boleh dibaca di tmpat
Perpus mengumpulkan materi berdasar subyeknya, bkn fungsinya
Selalu dikaitkan dg instansi dan fungsinya, bukan subyeknya
Penyusunan ada panduan yg bersifat universal, spt DDC, UDC
Menggunakan prinsip original order=menyusun arsip menurut susunan aslinya. Penyusunan tdk ada yg baku krn susunan asliny sdh berbeda
Penggantian materi yg hilang: bisa diganti/foto kopi
Tdk dpt diganti/dicari di tmpat lain
Pustakawan berinteraksi dg materi perpus sbg satu satuan individu. Missal buku karangan Gus Dur merup satu kesatuan, tdk dpt dipinjan setengah buku
Di depo arsip, materi nya diperlakukan sbg keseluruhan namun berupa satuan
Keberadaan perpus utk melayani masyarakat
Depo arsip lebih terbatas pada peneliti
Materinya memuat penjelasan, komentar maupun pendapat penulis→mempengaruhi pembaca
Berkas arsip dihasilkan dr sebuah proses pengembangan yg berlangsung lama. Tdk memberikan komentar, penjelasan
·  Persamaan perpustakaan dengan depo arsip, sama2:


-   memiliki tujuan menyediakan koleksi seekonomis& seefektif mungkin
-   menghadapi masalah pelestarian, menangani pendididkan pemakai
-   menangani media elektronik dan optic
-   menghadapi masalah temu balik informasi


·  Menurut International Council of Museums, museum= sebuah lembaga permanen, nirlaba, y melayani masyarakat dan perkembangannya, terbuka bg umum, yg memperoleh, melestarikan, & meneliti, mengomunikasikan& memamerkan u keperluan kajian, pend dan kegembiraan brupa bukti manajerial dr manus.&lingk.
·   
·  Beda arsip dengan museum
Arsip
Museum
Materi yg disimpan: wujudnya lebih banyak kertas sbg hasil kegiatan sebuah lembaga/perorangn
Menyimpan artifak yg merup.bukti perkembangan umat manusia atau lingkungan temapt hidupnya→benda 3 dimensi
Asal benda yg disimpan→dari hasil keg. yg terus mnrus sebuah lembaga
Tidak terbatas ps satu lembaga
Teknik yg digunakan→akuisisi, konservasi, penelitian, dan komunikasi
Tdk sama
Pemakai →adanya pembatasan siapa sj yg berkunjung
Lebih terbuka, siapa saja boleh dg membeli karcis masuk
·  Menurut FID( Federation International d’Information et Documentation), DOKUMENTASI adalah penyusunan, penyimpanan, temu balik, penyebaran dan evaluasi informasi dengan tidak memandang bagaimana cara merekamnya dalam sains, teknologi, seni, dan kemanusiaan.
·  Perbedaan arsip dengan dokumentasi
Dokumentsi
Arsip
Lebih luas, krn dok.menerima dokumen dari semua bidang
Terbatas pada dokumen yg disimpan permanen yg diterima
Koleksi yg disimpan di dokumentasi tidak bersifat unik
Bersifat unik, tidak terdapat di tempat lain.
Scr tradisional selalu menyimpan dokumen ilmiah
Tidak selalu memnyimpan dokumen yg bersifat ilmiah
Membuat dokumen baru dari dokumen yg ada dlm wujud majalah indeks, abstrak, bibliografi.
Tidak sealu hrs membuat dokumen baru dari dokumen yg dimilikinya.
Menggunakan pendekatan subyek dalam mengakses koleksinya
Menggunakan pendekatan original order→ pemberkasan yg dilakukan ol badan pembuat atau pemilik arsip serta tdk dpt diakses menurut subyek
Pemakai relative lebih luas dan lebih banyak drpd arsip

·  Persamaan arsip & dokumentasi→ sama2 menghadapi dokumen, melakukan kegiatan pencatatan, penyimpanan dan temu balik, melayani pmakai.
·  Evolusi rekaman informasi: dahulu pencatatan untuk mencatat pajak
1. Praktik pembuatan rekaman purba→ pada batu,tanah liat lilin, di pohon, kayu, kulit binatang, bahkan juga tulang binatang→informasi penting saja. Orang Mesir purba meng papyrus sekitar th 400SM, raja Tarumanegara sabdanya di atas batu(prasasti batu tulis), tembaga dan kelak pd dluwang→ dari sejenis pohon, lalu lontar.
2. Abad menengah→ di Eropa Barat tmpat utk menyimpan rekaman pemerintah disebut arsip→archaeion→gudang. Pada thn 1200 dikenal jadwal retensi→jadwal penyimpanan dan pemusnahan rekaman, tercatat berbagai kota di Italia utara mengeluarkan peraturan ttg retensi
3. Rekod kertas: kertas ditemukan orang2 cina sekitar abad pertama Masehi. Orang2 korea juga mengklaim hal yg sama. Sedangkan org2 eropa kenal pd abad 15. Pd abad 15-20 ada ketrampilan meng alat tulis dn menulis indah lalu timbul ilmu yg mengkaji tulisan kuno yg disebut Paleography. Ada lagi Sigliography→ilmu tentang stempel, lambing dan cap. Sekitar tahun 1850 manusia mengenal mesin ketik. Adanya pembakuan ukuran kertas.
4. Rekod elektronik→ banyak digunakan abad 21

KB 2 Manajemen Rekod ( Records Management)
·  Rekod → arsip dinamis→ konsep Belanda dynamisch archief dan arsip→ statisch archief
·  Istilah rekod dari bahasa Malaysia.
·  Istilah cantuman banyak digunakan di kalangan pustakawan Indonesia
·  Rekod (records) artinya informasi terekam, termasuk data dalam system computer, yg dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau peroranagn dlm transaksi kegiatan atau melakukan tindakn sbg bukti aktivitas tsb.
·  Syarat rekod hrs lengkap, cukup bermakna, komprehensif, tepat, dan tidak melanggar hokum.
·  Bentuk rekod:           1. Kertas, mikofilm, atau elektronik, 2. Dokumen atau berkas, peta, cetak biru, gambar, foto, dsb. 3. Data dr bisnis, dokumen yg diolah/lembaran elektronik, citra digital. 4. Audio dan video. 5. Dokumen tulisan tangan. 6. Rekod yg tdk terstruktur spt surat atau rek yg berstruktur spt formulir atau boring.
·  Rekod dapat dibagi menjadi beberapa kategori antara lain:
1. Rekod administrative meliputi dokumentasi prosedur, formulir/boring &korespondensi.Cth: pedoman staf, roster, modul log, modul perjalnn
2. Rekod akuntansi, meliputi laporan, formulir dan korespondensi terkait. Cth:tagihan, invoice, rekod rekening bank, laporan penagihan nasabh
3. Rekod proyek, meliputi korespondensi, nota, dokumentasi pengembangn produk, dll
4. Berkas kasus, meliputi rekod nasabah, asuransi kontrak dan berkas tuntutan hokum
·  Dokumen adl unit informasi terekam yg terstruktur, diterbitkan atau tidak diterbitkan, dalam bentuk kopi makas( hard copy) atau bentuk elektronik dan dikelola sbg unit discreet dlm system informasi. →berlaku untk Australia
·  Dokumen dapat berupa rekod maupun arsip
·  Records Management(inggris)→pengelolaaan rekod artinya disiplin ilmu dan fungsi organisatoris yg mengelola rekod  utk memenuhi kebutuhan bisnis, persyaratan tggung jawab dan harapan komunitas
·  Bidang2 manajemen rekod:


1. Retensi rekod→penyimpanan rekod selama memenukhi keperluan operasional, hokum, fiscal dan historis
2. Penyimpanan rekod inaktif→temu kembali dg cepat
3. Perlindunagn rekod vital→ aman
4. Pembuatan dan pelaksanaan system pemberkasan utk mengelola rekod aktif
5. Pendayagunaan teknologi pencitraan digital
6. Manajemen formulir, mulai desain sampai penyimpanannya,smp pemusnahannya
7. Manajemen laporan


·  Kegunaan/ fungsi manajemen rekod:


1. Merupakan memori badan korporasi
2. Pengambilan keputusan manajemen
3. Menunjang litigasi→tuntutan hukum
4. Mengurangi baiaya dan volume penggunaan kertas
5. Efisiensi badan korporasi
6. Ketentuan hokum
7. Mendukung pengawasan
8. Temu balik informasi yg cepat
9. Semakin sedidik rekod yg salah tempat/hilang
10.  Sesuai dg ketentuan perundang2an


·  Menurut peraturan perundang2an di Indonesia semua rekod keuangan hrs disimpan 30 tahun. Khusus perusahaan /sector swasta 10 tahun
·  Di instansi pemerintah, penyimpanan rekod personalia justru lebih lama lagi. Krn adanya pension anak istri/suami
·  Dlm bahasa Inggris ada juga recordkeeping→tata rekod artinya, penyusunan dan penyediaan bukti transaksi bisnis yg lengkap, tepat dan andal dlm bentuk informasi terekam
·  System tata rekod meliputi:


1.     Personel yg relevan
2.     Garis haluan, prosedur, dan praktik tata rekod
3.     Dokumentasi yg mencatat grs haluan, prosedur,&praktik
4.     Rekod itu sendiri
5.     System rekod dan informasi
6.     Perangkat keras &perlangkapan lain&ATK


·  Klasifikasi rekod
1.     Rekod aktif→rekod yg digunakan scra ajeg, sedikitnya 10x setahun. Cth berkas pegawai yg msh bekerja, tagihan pd thn yg msh berjalan, korespondensi dan tugas kreatif yg sdg berlangsung
2.     Rekod inaktif→ digunakan kurang dari 10x setahun→rekod jangka panjang dan rekod semi aktif. Cth: berkas karyawan yg sdh berhenti, tagihan yg sudah dibayar pd thn anggaran yg lampau, proyek yg sudah selesai dan cheque yg sdh dilunasi
3.     Rekod jangka panjang→ merekam sejarah, kebijakan(policy) dan prosedur lembaga atau badan korporasi, rekod vital serta dokumen pribadi yg signifikan historis bagi lembaga atau badan korporasi→rekod yg memiliki nilai berkesinambungan pd badan korporasi
4.     Rekod kontemporercontemporary records)→tidak memiliki nilai berkesinambungan atu nilai abadi →rekod transisi atau rekod transaksional. Cth:jawaban pd surat2 yg masuk, permintaan rutin, memo untk aktivitas jangka pendek, kartu control proyek, formulir rutin
5.     Rekod vital→ rekod yg penting bagi operasi badan korporasi kelanjutan atau operasi kembali badan korporasi stlh terjadi bencana, penciptaan status hokum dan keuangan badan korporasi thd pemegang saham dan karyawaan saat terjadi bencana. Cth: accounts receivable, daftar inventaris, kontrak, proyek kreatif yg berlangsung
6.     Rekod kopi→ kopi atau salinan resmi sebuah rekod yg disimpan utk tujuan hokum, operasional dan historis.
7.     Rekod nonkopi→ rekod yg tdk dinyatakan berada dlm ruang lingkup rekod resmi. Cth:sebuah dokumen yg disimpan di bbrp tempat, tdk dinyatakan dlm jadwal retensi rekod, tdk dwjibkan disimpan dlm jangka wktu tertentu atau dpt diperoleh dari umum
·  Contoh klasfkasi rekod →→→→→
Contoh klasifksi rekod
Aktif
Inaktif
Jangka pnjg
Temporer
Rekod
Nonrekod
Order saat ini
x

x

x

Majalah GATRA minggu ini



x

x
Korespondensi umum
x
x
x
x
x
x
Catatan gaji 1992-1993

x
x

x

Tugas kreatif yg sdg berlangsung
x

x

x

·  Lembaga pengelola informasi terekam yaitu : perpustakaan, depo arsip, pusat rekod, pusat dokumentasi, dan museum

0 komentar:

Post a Comment