Tuesday, September 6, 2016

Manajemen Rekod Aktif (ASIP 4318) - Mengapa rekod harus dikelola dengan baik ?

Image result for Manajemen Rekod Aktif (ASIP 4318) 

Ini adalah dokumentasi kami dalam Kuliah Online matakuliah Manajemen Rekod Aktif ( ASIP 4318 ). Di sini kami mengambil hasil diskusi topik yang sudah sobat kami semua untuk mejawab dari pertanyaan yang ada di bawah ini dari semua teman dalam diskusi mengenai 

 Mengapa rekod harus dikelola dengan baik ?

Dari jawaban yang dapat kami ambil di jenjang Makul saya ini sedikit jawaban dari semua rekan yang sebaya di kuliah saya di ataranya sebagai berikut :

YULI OKTAVIATUS SHOLIKAH 

Karena Rekod menunjang kegiatan organisasi maupun perorangan dan menjadi bukti dari aktifitas tersebut, memori suatu aktifitas atau transaksi perusahaa,mendokumentasikan informasi yang di perlukan untuk kegiatan oprasional suatu perusahaan,lembaga pemerintah atau sosial. Karena itu rekod harus d kelola dengan baik. Jika rekod tidak di kelola dengan baik akan terjadi, Sering tidak memadai untuk tujuan mana rekod di butuhkan,rekod sering hilang, dan rekod di musnahkan terlalu dini atau rekod lainnya disimpan tanpa tujuan.


 KHOIRUNNISAK SEPUTRI

rekod perlu dikelola dengan baik agar fungsi dan tugas rekod itu sendiri dapat berjalan dengan baik,yaitu mendukung akuntabilitas,untuk tujuan budaya dan meningkatkan penyadaran pemahaman tentang sejarah badan korporasi..


NUR DEFI ARISTA 

 Agar fungsi dan tugas rekod itu sendiri dapat berjalan dengan baik.


ATIS TAUFIK ABDUL RAHMAN

Rekod perlu dikelola dengan baik karena rekod dibutuhkan oleh semua orang dan berisi informasi yang diperlukan dalam segala urusan dalam kehidupan bermasyarakat, serta merupakan asset bagi perusahaan atau individu


SYAIPUL WACHID HASIM


Tiga alasan besar pentingnya penyimpanan rekod : penggunaan bisnis, mendukung akuntabilitas internal dan eksternal, penggunaan budaya
Untuk dapat menjadi bukti, menurut standar manajemen internasional (ISO: 15489-1:2001 klausal 7.2) rekod harus memiliki kualitas keaslian, integritas, kegunaan, dan keandalan
Bila rekod tidak dikelola dg baik, akan terjadi: Sering tdk memadai utk tujuan mana rekod dibutuhkan, rekod sering hilang, dan rekod dimusnahkan terlalu dini atau rekod lainnya disimpan tanpa tujuan
Berbagai akibat dari pengelolaan rekod yg tdk benar adl tdk dpt membuktikan bahwa individu atau organisasi telah melaksanakan kewajibannya atau bahwa kebijakan telah dipatuhi dg benar, tdk dpt membela dirinya sendiri jika ada tuntutan hukum, tdk dapat membuktikan haknya atau melindungi hartanya, serta hak2 pelanggan, warga Negara, dan masyarakat luas dapat dirugikan.
 
 
CHANDRA NINE OKTAVIANA
 
Rekod perlu dikelola dengan baik karena reksegala kegiatan organisasi atau perorangan, rekod digunankan menjadi bukti menurut standar manajemen nasional ( ISO : 15489 klasual 7.2 ) dan rekod harus memiliki kualitas keaslian, integritas, kegunaan dan keandalan.
Dan apabila rekod tidak dikelola dengan baik akan terjadi :1. tidak untuk tujuan mana rekod dibutuhka, rekod sering hilang, dan rekod dimusnahkan terlalu dini atau disimpan tanpa tujuan
2. tidak membuktikabahwa individu atau organisasi telah melaksanakan kewajiban atau bahwa kewajiban dipatuhi dengan benar, tidak dapat membela dirinya sendiri jika ada tuntutan hukum.
 
NITA NOVIANA
 
  Menurut saya rekod masih sangat penting dan sangat di perlukan jangan sampai di hilangkan karena rekod mencatat informasi tanpa media yang canggih karena di tulis tangan dan sangat berguna untuk menulis laporan formulir dan sebagai nya, karena rekod di tulis di atas kertas. jadi jangan sampai rekod di hilangkan. Terimakasih
 
 
SISKA SRI UTAMI 
 
Salah satu akibat mengapa Rekod tidak di kelola dengan Baik ?
Bila rekod tidak dikelola dengan baik, akan terjadi Sering tidak memadai untuk tujuan mana rekod dibutuhkan, rekod sering hilang, dan rekod dimusnahkan tlu dini atau rekod lainnya disimpan tanpa tujuan · Berbagai akibat dari pengelolaan rekod yg tidak benar adalah tidak dapat membuktikan bahwa individu atau organisasi telah melaksanakan kewajibannya atau bahwa kebijakan telah dipatuhi dengan benar, tidak dapat membela dirinya sendiri jika ada tuntutan hukum, tidak dapat membuktikan haknya atau melindungi hartanya, serta hak2 pelanggan, warga Negara, dan masyarakat luas dapat dirugikan.


GINANJAR SANTOSA 

Rekod perlu dikelola dengan baik, karena rekod adalah sebagai akibat atau hasil samping kegiatan yang dilakukan suatu organisasi atau individu dalam rangka menjalankan fungsinya dan sehari-hari masih digunakan dalam proses pelaksanaan fungsi tersebut. Rekod berrfungsi untuk menunjang kegiatan organisasi maupun perorangan dan menjadi bukti dari aktivitas tersebut. Jadi jika rekod tidak dikelola dengan baik akan mngakibatkan kegiatan operasional dari organisasi ataupun perorangan tersebut akan terhambat.

 
 MAILIA ANDRIANI
 
Sebagaimana halnya sumber daya lainnya, rekod harus dikelola sebaik-baiknya karena rekod adalah hak milik atau sumber daya organisasi yang berharga yang mana rekod berisi informasi yang langsung berhubungan dengan misi dan kegiatan,dan operasional satu organisasi. Apa pun jenis rekod yang tercipta, rekod harus selalu berisi elemen-elemen isi (fakta tentang kegiatan tertentu), konteks (informasi tentang keadaan di mana rekod-rekod itu diciptakan dan digunakan), dan struktur (mencerminkan hubungan antara bagian-bagian pokoknya).
 
 
SUNARYO 
 
Rekod harus dikelola dengan baik karena rekod mempunyai peranan yang penting dalam perkembangan suatu organisasi/perusahaan/lembaga pemerintahan.Selain itu rekod dapat digunakan sebagai : 
1. Nilai Administratif : yaitu membantu karyawan melaksanakan operasional kantor dalam suatu perusahaan/lembaga pemerintah dan sosial
2. Nilai Fiskal karena rekod dapat digunakan untuk membantu menjalankan aktifitas atau transaksi (bisnis) yang berhubungan dengan masalah keuangan
3. Nilai Hukum karena rekod merupakan ukti dari transaksi aktivitas atau transaksi bisnis
4. Nilai Sejarah karena rekod merupakan catatan tentang operasi organisasi dan arah perkembangan  organisasi selama bertahun-tahun.


CARNITI

Karena Rekod berisi informasi yang langsung berhubungan dengan misi dan visi kegiatan dan operasional suatu organisasi


PRAPTI SUWARNO

rekod adalah dokumen yang tercipta sebagai akibat atau hasil samping kegiatan yang dilakukan suatu organisasi atau individu dalam rangka menjalankan fungsinya dan sehari-hari masih digunakan dalam proses pelaksanaan fungsi tersebut.
Rekod harus dikelola dengan baik karena rekod merupakan alat dasar manajemen. Fungsi dasar manajemen adalah membuat rencana, mengorganisasi, memimpin dan mengawasi. untuk melaksanakan semua fungsi ini diperlukandata dan informasi yang up-to-date, dalam bentuk yang tepat, pada saat yang tepat, dan tempat yang tepat. 
Konsep siklus rekod dapat dilihat sebagai berikut;
1. Nilai administratif
rekod mebantu pegawai melaksanakan tugas -tugas perkantoran didalam lingkup perusahaan 
2. Nilai fiskal
rekod dapat digunakan untuk menjalankan kegiatan finansial atau fiskal masa kini maupun dimasa mendatang.
3. Nilai hukum
rekod memberi bukti transaksi bisnis
4. Nilai historis
rekod merupakan dokumen yang mencatat kegiatan organisasi dan pergantian haluan tahun demi tahun, notulen rapat, akta pendirian badan korporasi, dokumen kehumasan, dan informasi tentang para anggota direksi.


I WAYAN YOGI SUDARMA 

Menurut saya,Rekod harus dikelola dg baik karena dilihat dari pengertian Rekod tsb memilikinilai bukti (evidence) sebagai hasil dari tugas dan fungsi, serta berhubungan langsung dg misi, kegiatan, & aktivitas Badan korporasi terutama Badan pemerintahanan/lembaga publik atau suatu organisasi,perusahaan,sosial maupun individu yang nantinya bisa dipertanggungjawabkan.selain itu,rekod juga diciptakan untuk penggunaan budaya,mendukung akuntabilitas eksternal & internal dimana menurut standar manajemen rekod internasional (ISO 15489-1:2001 klausal 7.2) menyatakan bahwa rekod harus memiliki kualitas keaslian, integritas, kegunaan, & keandalan.
Jika dalam pengelolaan rekod ada kesalahan yg dilakukan seperti rekod sering hilang,dimusnahkan terlalu dini,& yg lainnya,maka dp berakibat :
- tidak dp membuktikan bahwa individu/organisasi telah melaksanakan kewajiban/kebijakan yg berlaku,
- tidak dp membela diri sendiri jika ada tuntutan hukum atas produk & jasanya/ tuntutan dari karyawannya,
- Tidak dp membuktikan haknya/melindungi hartanya,dan
- dapat merugikan pelanggan,warga negara, & masyarakat luas.
Kiranya demikian alasan mengapa rekod harus dikelola dg baik menurut pandangan saya.
Terimakasih


ANISA MEGAWATI

sebelum kita membahas tentang mengapa rekod harus dikelola dengan baik. saya akan menjelaskan terlebih dahulu apa itu rekod? rekod adalah informasi yang dicatat, tanpa memperhatikan media atau karakteristiknya yang diciptakan atau diterima dan digunakan dalam kegiatan operasioanal suatu organisasi. 
dari sini kita bisa simpulkan mengapa rekod harus dikelola dengan baik karena rekod sangat mempunyai peran penting untuk kehidupan kita di dalam dunia masa kini yang orang tidak bisa hidup tanpa rekod. maka dari itu rekod harus benar-benar dijaga dan dikelola dengan baik lewat managemen rekod menurut jenis-jenis rekod.......



SUPRIANI

Rekod harus dikelola dengan baik karena rekod adalah hak milik atau sumber daya organisasi yang berharga dan sebagaimana halnya sumber daya lainnya. Rekod berisi informasi yang langsung berhubungan dengan misi dan visi, kegiatan, dan operasional satu organisasi.


EDWIN EDWARD

Rekod harus dikelola dengan baik bertujuan untuk dapat menghindari hal-hal yang dapat merugikan Individu ataupun badan korporasi seperti :
1. Tidak dapat membuktikan bahwa Individu ataupun Organisasi telah melaksanankan
    kewajibanya atau bahwa kebijakan telah dipatuhi dengan benar
2. tidak dapat membela dirinya apabila ada tuntutan hukum atas produk dan jasanya atau
    tuntutan dari karyawannya
3. tidak dapat membuktikan haknya atau melindungi hartanya
4. serta hak - hak pelanggan, warga negara, dan masyarakat luas dapat dirugikan.
 
hal - hal yang merugikan diatas dapat terjadi apabila rekod dikelola dengan tidak baik sehingga terjadi berbagai kesalahan seperti : rekod sering tidak memadai untuk tujuan dimana rekod dibutuhkan, rekod sering hilang dan rekod disimpan terlalu dini atau rrekod lainnya disimpan tanpa tujuan. 


PUJI HADI ANWAR 

menurut saya record merupakan suatu alat atau bukti kegiatan baik itu kegiatan masa lampau atau sekarang dan mengapa record harus di kelola dengan baik?
karena rekord berisi informasi yang berhubungan dengan misi dan visi, kegiatan dan operasional suatu organisasi
sehingga jika kita mengelola rekord dengan baik maka akan meningkatkan kinerja kita


KHAIRUNNIDA 

Rekod perlu dikelola dengan baik karena rekod merupakan bukti dan sebagai sumber informasi tentang apa yang sudah dilakukan dan diputuskan di masa lalu.Jadi rekod sangat dibutuhkan untuk membimbing kita dalam melakukan tugas dan fungsi masa kini serta mengambil berbagai keputusan dan tindakan penting.
Selain itu, rekod juga disimpan untuk melindungi kemungkinan adanya tuntutan dan memungkinkan organisasi untuk melindungi hak dan aset mereka dalam hukum.


DINA ERNIAWATI

Rekod harus dikelola dengan baik juga tepat agar benar-benar dapat disediakan pada saat diperlukan secara mudah dan terjaga akurasinya.
Rekod sangat diperlukan setiap organisasi untuk melaksanakan seluruh aktifitas organisasinya.
Karena yang frekuensi penggunaannya masih tinggi, biasanya digunakan untuk memenuhi kebutuhan administrasi dan keuangan organisasi, tentu sangat penting bagi pengambilan keputusan.
Dengan mengelola rekod secara baik dan tepat, serta prosedur pengelolaan yang konsistan akan membantu melindungi organisasi sekiranya timbul tuntutan hukum.
Merujuk pada BMP Manajemen Rekod Aktif (hal. 1.20), Rekod berfungsi sebagai memori dari suatu aktivitas atau transaksi (bisnis). Dalam organisasi, bila rekod tidak dikelola dengan baik, kemungkinan besar rekod akan sering hilang, sering tidak memadai untuk tujuan dimana rekod dibutuhkan, dimusnahkan terlalu dini atau rekod lainnya disimpan tanpa tujuan. Akibat dari pengelolaan rekod yang tidak benar tersebut, yaitu: organisasi tidak dapat membuktikan bahwa organisai telah melakukan kewajibannya atau telah dipatuhi dengan benar, organisasi tidak dapat membela dirinya sendiri jika ada tuntutan hukum atas produk dan jasanya atau tuntutan dari karyawannya, tidak dapat membuktikan haknya atau melindungi hartanya, serta hak-hak pelanggan, warga negara, dan masyarakat luas dapat dirugikan.


FARIED HIMMAWAN

Mengapa rekod harus di kelola dengan baik... ? Rekod adalah dokumen yang tercipta sebagai akibat atau hasil samping (by record) kegiatan yang dilakukan suatu organisasi atau individu dalam rangka menjalankan fungsinya dan sehari-hari masih digunakan dalam proses pelaksanaan fungsi tersebut....
Jadi sangat penting,karena dalam sebuah kegiatan, hasil dari dokumen yang memiliki nilai bukti (evidence) sebagai hasil dari tugas dan fungsi ,serta berhubungan dengan misi,kegiatan dan aktifitas organisasi. maka itu sangat lah penting untuk di kelola. 


SRI RATNA SAWITRI

rekod harus di kelola dengan baik karena di jaman modern seperti sekarang ini rekod sangat dibutuhkan oleh berbagagai kalangan masyarakat,perusahaan,organisasi atau individu sebagai alat penyimpanan informasi yang di butuhkan berdasarkan media penyimpanan,jenis penggunaan,tempat penggunaan,dan nilai rekod.
Rekod terdiri dari beberapa jenis rekod di antara berbagai rekod di lakukan pengelolaan dengan cara yang berbeda,dalam rekod perlu ada manajemen sendiri untuk mengatur kelangsungan rekod agar terjaga dan di fungsikan dengan baik.


RETNO ARUMSARI 

rekord harus di kelola dengan sangat baik karena di sini rekord sangat memiliki peran yang sangat penting bagi masyarakat.bisa di lihat dari fungsinya rekord yang berfungsi sebagai memory yang salah satunya bisa membantu tugas para pegawai dalam melaksanakan tugas perkantoran didalam lingkup perusahaannya selain itu juga untuk menjalankan bisnis yang berhubungan dengan keuangan.


INTAN AIDA DILIANA 

Rekod harus dikelola dengan baik karena:

1. Jika suatu saat dibutuhkan bisa ditemukan secepat mungkin.

2. Menjaga keutuhan nilai guna rekod.
    --> Rekod memilliki nilai guna, jika tidak dikelola dengan baik dapat menganggu kelancaran kegiatan organisasi.

3. Menghemat ruang penyimpanan.
    --> Nilai guna rekod bisa hilang seiring berjalannya waktu, maka rekod yang sudah tidak terpakai sebaiknya segera dimusnahkan agar ruang simpan tidak penuh. Misal: surat undangan dan kartu ucapan hari raya.



SISWONO ARIFIYANTO 

karena rekod sangat penting guna menjalankan aktifitas suatu organisasi,bukti pertanggung jawaban atas semua aktifitas yang telah dilakukan, seperti harus memenuhi syarat-syarat keuangan, peraturan, hukum, dan menjalani beberapa audit dan inpeksi.  Rekod memberikan akses kepada pekerjaan yang sudah ditetapkan atau yang sudah dikerjakan sebelumnya serta menghemat waktu dan uang dengan mengurangi kebutuhan untuk menciptakan sumber baru lainnya. Rekod juga disimpan untuk melindungi kemungkinan adanya tuntutan dan memungkinkan organisasi untuk melindungi hak dan aset mereka dalam hukum.


ISNAINI IZZATUL AFIFAH 

mengapa rekod harus dikelola dengan baik ?
karena , rekod mempunyai fungsi untuk membantu dalam melaksanakan kegiatan atau prosedur dalam program-program yang sudah di atur. Maka dari itu kita tidak dapat menyepelehkan rekod, karena rekod mempunyai data-data yang kita butuhkan sekarang atau waktu yang akan mendatang.


NOVIA LARASDIYANTI

Karena tujuan utama penciptaan rekod adalah untuk melaksanakan bisnis dan medukung akuntabilitas, organisasi juga dapat menggunakannya untuk tujuan budaya baik untuk riset maupun untuk meningkatkan kesadaran dan pemahaman atas sejarah perpustakaan. maka dari itu untuk mencapai itu Rekod harus diciptakan dan dikelola dengan baik dan sistematis. lagi pula kegunaanya harus dilindungi agar rekod dapat diambil, dibaca,dan diinterpretasikan jika dibutuhkan. dan juga agar kualitas keaslian rekod, integritas, kegunaan, dan keandalan rekod tetap terjaga jika dikelola dengan baik.


ARFAN SANTOSA 

karena rekod mengandung berbagai data dan informasi tentang apa yang sedang dilakukan atau pernah dilakukan suatu organisasi. Informasi ini bisa berupa informasi tentang kegiatan pokok organisasi maupun kegiatan penunjang, misalnya informasi tentang proses dan hasil produksi, pemasaran, pembiayaan, aset perusahaan, kepegawaian, dlsb. Data dan informasi ini sangat penting bagi manajemen perusahaan, sebab dapat digunakan untuk berbagai keperluan: untuk pengetahuan, perkiraan, pertimbangan, dan pengambilan keputusan. Keputusan lazimnya hasil akhir dari pemilihan antara beberapa alternatif, dan selalu diupayakan agar alternatif yang dipilih adalah yang paling kecil risikonya tetapi paling besar keuntungan atau manfaatnya. Dengan sendirinya keputusan yang bisa dipertanggungjawabkan harus didasarkan atas informasi yang tepat dan lengkap yang dapat diperoleh dari rekod yang relevan jadi harus terpelihara dengan baik.


Dari saya Sendiri Admin " CATUR KISWANA PUTRA " / CATURJOKAMERS

 alasan besar pentingnya penyimpanan rekod : penggunaan bisnis, mendukung akuntabilitas internal dan eksternal, penggunaan budaya · Untuk dapat menjadi bukti, menurut standar manajemen internasional (ISO: 15489-1:2001 klausal 7.2) rekod harus memiliki kualitas keaslian, integritas, kegunaan, dan keandalan · Bila rekod tidak dikelola dg baik, akan terjadi: Sering tdk memadai utk tujuan mana rekod dibutuhkan, rekod sering hilang, dan rekod dimusnahkan tlu dini atau rekod lainnya disimpan tanpa tujuan · Berbagai akibat dari pengelolaan rekod yg tdk benar adl tdk dpt membuktikan bahwa individu atau organisasi telah melaksanakan kewajibannya atau bahwa kebijakan telah dipatuhi dg benar, tdk dpt membela dirinya sendiri jika ada tuntutan hokum, tdk dapat membuktikan haknya atau melindungi hartanya, serta hak2 pelanggan, warga Negara, dan masyarakat luas dapat dirugikan · Nilai2 yg terkandung dlm rekod: 1. Nilai administrative →membantu karyawan melaksanakn operasional kantor dlm suatu perush./lembaga pemerintah dan social. Cth: pedoman prosedur dan kebijakan, buku pedoman, dan bagan struktur organisasi

Masih banyak sekali jawaban dari rekan-rekan seangkatan dengan saya di dalam diskusi untuk  Manajemen Rekod Aktif (ASIP 4318).

Sekiranya dari saya admin web ini sedikit berbagi saja tentang apa-apa yang ada dan tugas saya sendiri sebagai mahasiswa untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan dari perkuliahan Online ini.


Salam Sejahtera buat kita semua

************* Catur Kiswana Putra *************

0 komentar:

Post a Comment